DIGITALISEER JE DOCUMENTPROCESSEN

 

Nokavision transformeert complexe organisaties met innovatieve, resultaatgerichte software platforms met Digital Mailroom software

Paperless office start hier

N
Volledig digitaliseren en automatiseren
N
geschikt voor alle soorten documenten
N
integratie met andere systemen
N
on premise, cloud of saas

De uitdaging: papieren documenten en inefficiente processen houden je tegen om verder te groeien

Digitale Transformatie brengt nieuwe kanalen en nieuwe wensen aan aflevering, personalisering én interactiviteit.

HANDMATIG WERK

Je hebt dure medewerkers in dienst, maar zij moeten handmatig werk doen om de processen goed te laten verlopen.

GEEN CONTROLE EN INZICHT

Je hebt weinig controle over je documenten. Documenten raken regelmatig zoek. Daarnaast heb je geen inzicht in statistieken.

TIJDVERLIES

Zoeken kost veel tijd en veel moeite. Daarnaast kost het verwerken van de documenten veel tijd door handmatig werk.

GEEN AUTOMATISERING MOGELIJK

Door veel handmatig werk, kunnen processen nog niet gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden door bijv. OCR. 

WET- EN REGELGEVING

De omgang met klantdata moet compliant zijn en voldoen aan de huidige wet- en regelgeving, maar dit is lastig met papieren documenten. 

KLANTONVRIENDELIJK

Klanten worden soms van het kastje naar de muur gestuurd, omdat klantenservice niet over de  juiste documenten beschikt.

“wij zoeken graag uren in onze papieren archieven om een document te vinden.”

Dat heeft nog nooit een CEO gezegd.

De oplossing: Digitaliseren en automatiseren

Grote aantallen documenten komen het bedrijf binnen via de postkamer. Iemand moet de brieven openen, registreren, labelen, identificeren, sorteren, eventueel kopiëren, afgeven bij verschillende departementen op soms verschillende locaties in verschillende steden of landen. Een heel tijdrovend en foutgevoelig proces. Automatiseer en digitaliseer de volledige postkamer en werk efficiënter en gestructureerder met een digitale postkamer!

FIRST TIME RIGHT

Leer je systemen dingen, zodat ze het zelf kunnen

Veel verschillende ongestructureerde documenten kunnen automatisch geïdentificeerd en gecalissificeerd worden. Zijn er uitzonderingen bij bepaalde leveranciers? Je kunt je systeem leren hoe het met deze uitzonderingen kan omgaan, zodat dit de volgende keer automatisch verloopt. Verschillende talen, verschillende bedrijven, verschillende soorten documenten, grote volumes… Geen uitdaging is ons te groot!

Kosten besparen door automatiseren

Wij regelen je systemen zo in, dat je medewerkers documenten snel kunnen opslaan én kunnen terugvinden. We hebben verschillende rechten per persoon én per afdeling en team. We zorgen dat alle data en documenten veilig zijn en ook veilig gedeeld kunnen worden met externen. Door automatisering kun je efficiënter werken en kun je je medewerkers nuttiger inzetten.

Cloudstrategie

We zijn gespecialiseerd in digitale transformatie, daarom richten we ons voornamelijk op een cloud-based strategie, die gericht is op groei. Door onze jarenlange ervaring weten we hoe we deze strategie veilig en efficiënt kunnen implementeren door de gehele organisatie. Samen met partners zorgen we ervoor, dat je vooroploopt.

Nokavision helpt je om je processen efficiënter in te richten

Nokavision helpt al 20 jaar enterprise organisaties om digitaal te transformeren, door de juiste software in te zetten.
Het efficienter inrichten van processen begint met digitalisering.
We hebben jarenlange ervaring met het digitaliseren binnen enterprise organisaties, en zijn continue bezig om onze platformen te verbeteren.
Wil je verder groeien? Automatiseer en standaardiseer dan processen, zodat alle tijd en aandacht naar je klanten gaat. Al vele andere bedrijven gingen je voor, met succes.

Resultaten die zorgen voor blijvende transformatie

 Voor je klanten

N

Klanten worden beter geholpen vanuit customer service, omdat documenten makkelijker vindbaar zijn en vragen sneller beantwoord kunnen worden

N
Minder wachttijd voor klanten
N

Documentprocessen worden aangepast aan de voorkeur van de klant, bijvoorbeeld door een online portal waar je klanten hun documenten kunnen raadplegen

Voor jou als bedrijf

N

Bespaar kosten, doordat het delen van informatie tussen personen, afdelingen en andere locaties veel efficienter gebeurt

N

Verminder kosten voor papierverbruik, fysieke opslag en overmatig printen en kopiëren

N

Voldoen aan wet- en regelgevingen en compliance

N
Veilig digitaal archiveren van alle inkomende documenten
N

Flexibeler en de mogelijkheid om voorrang te geven aan belangrijke leveringen via de workflow, e-mail of een online portal.

Download het eBook “De digitale postkamer”. 

Na je inschrijving ontvang je het eBook meteen in je mailbox! 





Download het eBook “De digitale postkamer”. 

Na je inschrijving ontvang je het eBook meteen in je mailbox! Wil je weten wat we allemaal met je gegevens doen? Lees dan onze privacyverklaring.





Situaties waarmee we je kunnen helpen

Volledige digitalisering is nog steeds een grote stap voor veel bedrijven. We helpen je met het gehele proces, of met een stuk automatisering, helemaal afhankelijk van waar de behoefte zit.

Documenttype herkennen en classificeren

Onze software kan snel het documenttype herkennen en classificeren van alle binnenkomende documenten. Er wordt automatisch onderscheid gemaakt tussen facturen, bestellingen, betalingen en eventuele andere vormen van e-mail zonder dat je patch codetabellen of scheidingsvellen hoeft te gebruiken. De documenten worden automatisch gesorteerd. Dit alles gebeurt binnen enkele seconden, zonder dat je ook maar een enkele handeling hoeft te verrichten!

Data capture

Na de identificatie van het documenttype haalt de software door middel van OCR automatisch alle belangrijke informatie uit het document. De data kunnen overal op de pagina worden verzameld, steeds op verschillende locaties. Deze worden uiteindelijk gevalideerd door gebruik van business rules, database-loopups of cross-veld controles.

Automatisch vergelijken van informatie met databases

Als alle benodigde informatie gevonden is, kan deze vergeleken worden met al bestaande informatie in een database. Daarnaast kan de bestaande informatie uiteraard worden uitgebreid.

Automatiseren van processen

Wil je complexe processen niet alleen digitaliseren, maar ook automatiseren? We hebben verschillende software oplossingen die daarmee kunnen helpen.

Van papier naar een digitaal, cloud-based archief

Heb je nog een fysieke opslag met documenten, maar belemmert dit je groei voor de compliancy? Met een cloud-based archief kun je sneller data terugvinden en voldoe je o.a. aan de AVG wetgeving.

Integratie tussen systemen

Zijn er nog handmatige handelingen die verricht moeten worden voor de integratie tussen de systemen? Wij helpen je met een koppeling, bijvoorbeeld tussen je archief en je ERP- of CRM systeem.

Verlaag de kosten en verhoog de efficiëntie

5

Onafhankelijk van soort document

Wij digitaliseren alle documenten zonder moeite, van welk formaat dan ook

5

Onafhankelijk van hoeveelheid documenten

Onze software is heel geschikt voor high volume

5

Integratie met alle systemen

Moeiteloos koppelen met o.a. DMS-, postregistratie-, ERP-, CRM- en ECM-systemen

5

Automatische identificatie en classificatie 

Slimme software zorgt voor het automatisch herkennen van het type document

5

Toekomstbestendigd

We richten ons op een strategie voor de toekomst, gericht op groei. Een cloud-based platform waar continue aan gewerkt wordt

5

Korte ROI 

De transformatie van papier naar digitaal gaat zoveel impact hebben voor de gehele organisatie, wat je meteen merkt aan de vermindering van kosten

Producten uit ons portfolio voor digital mailroom

Ephesoft

Digital Mailroom

Box

Cloud Content Management

 

Sterke verhalen van anderen

Meer informatie? Laat je gegevens achter.

We nemen zo snel mogelijk persoonlijk contact op.