summer-sun-yellow-photography

a0147661-1bbb-4e89-b5bf-68ec2417b2c5

Flexibeler documenten bouwen om klanten beter te helpen en intern makkelijker te schakelen

Ennatuurlijk: verbinden van warmtebronnen met eindgebruikers

Ennatuurlijk levert warmte en koude aan ruim 70.000 gezinnen en bedrijven in Nederland. Die energie komt uit de buurt, want ze koppelen lokale gevers en ontvangers van warmte aan elkaar. Bovendien is de warmte en koude van Ennatuurlijk duurzamer dan traditioneel opgewekte energie. Samen met lokale partners realiseren ze energieoplossingen die comfortabel en eenvoudig te gebruiken en begrijpen zijn

Ennatuurlijk had belangrijke transactionele documenten die aan vernieuwing toe waren en wilde automatiseren en digitaliseren. De documenten werden vanuit hun ERP verstuurd, wat zorgde voor een gebrek aan mogelijkheden om de huisstijl toe te voegen. De documenten waren statisch en moeilijk te wijzigingen. Door de implementatie van Exstream, zijn de documenten vernieuwd en verloopt het proces geautomatiseerd.

 

De uitdagingen die Ennatuurlijk had:

– Het oude ERP-systeem voldeed niet meer aan wensen en eisen business. Er was geen goede opmaaktool en geen flexibiliteit om wijzigingen door te voeren aan de inhoud.

– Geen mogelijkheid om meerdere huisstijlen te gebruiken voor verschillende documenten.
– Geen mogelijkheid om verder te digitaliseren en te automatiseren. Het IT landschap van toen was te beperkt.

 

“Wij zochten een lokale speler die ons kon helpen met het optimaliseren van onze documentprocessen. Na een aanbestedingsproces en de eerdere positieve ervaring met ons moederbedrijf Essent, kozen wij voor Nokavision.”

– Jeanine, Project Manager, Ennatuurlijk

 

De oplossing: transactionele documenten verbeteren door koppeling van Exstream met ERP en Salesforce

Het verhaal

Op het moment dat iemand klant van Ennatuurlijk wordt, krijgt diegene verschillende documenten, waaronder een welkomsbrief en de algemene voorwaarden. Daarnaast krijgen ze maandelijks facturen en een jaarafrekening.

Al deze documenten werden gemaakt en gedistribueerd vanuit hun ERP systeem. De documenten waren zwart-wit, geprint en hadden geen huisstijl. Wijzigingen doorvoeren duurde te lang en ze waren hiervoor afhankelijk van een andere partij.

StreamServe is gekozen om als output management te gaan functioneren, voor meer flexibiliteit, diverse huisstijlen, eenvoudig meer zelf/inhouse, documenten aanpassen/beheren, beter outputmanagemen. Op dit moment zijn de huidige documenten omgebouwd in het nieuwe systeem, wat al zorgt voor betere service voor de klant en makkelijker intern schakelen.
Klanten kunnen facturen digitaal gaan ontvangen, en deze via iDeal gaan betalen. Daarnaast kunnen andere soort documenten met StreamServe worden verwerkt, zoals offertes en commerciële overeenkomsten.

 

Het proces

Om de blauwdruk te leggen voor het IT landschap, zijn sessies gepland met alle IT-leveranciers om vanuit architectuurdesigns de applicaties naadloos op elkaar aan te sluiten. Het hele IT landschap werd namelijk aangepast. Het optimaliseren van de communicatie-uitingen via StreamServe was slechts een onderdeel van het IT project bij Ennatuurlijk.

Gekeken werd naar welke documenten prioriteit hadden. Per documenttype werd gekeken wat de wensen waren vanuit de business, de klant en vanuit IT. Daarna kon het technisch ontwerp gemaakt worden. Toen dat voor alle documenten klaar was, konden de documenten gebouwd worden. Hierna kon alles getest worden. Vanuit de testen kwamen kleine wijzigingen. Als laatste werd een ketentest gedaan met andere domeinen en daarna was de Big Bang Livegang. Op dit moment (november 2017) worden de laatste puntjes op de i gezet.

 

De resultaten

– Diverse huisstijlen: Ennatuurlijk kan haar documenten nu opmaken met verschillende huisstijlen. Dit is voor hen erg belangrijk omdat ze de facturering en administratie deels overnemen voor gemeentes waar de warmte geleverd wordt. Het feit dat de documenten ook geprint kunnen worden met huisstijl en logo, zorgt ervoor dat ze minder voorgeprinte enveloppen gebruiken. Dit scheelt veel kosten.

– Snellere doorlooptijd: in de keten hebben processen een snellere doorlooptijd.- Sneller inspelen op specifieke wensen van de klant: StreamServe is gekoppeld met CRM systeem Salesforce. Dat betekent dat medewerkers Ad hoc documenten kunnen maken in Salesforce, met de huisstijl en bepaalde tekstblokken vanuit StreamServe.

 

Toekomstplannen

Digitalisering van facturen: doordat Ennatuurlijk nu gebruikmaakt van Exstream, is het een eenvoudige en logische stap om het facturatieproces verder te digitaliseren. Klanten kunnen hun facturen dan digitaal ontvangen en met iDeal betalen. Ook zitten de facturen gekoppeld aan de persoonlijke online omgeving.

Uitbreiden met commerciële documenten: op dit moment wordt Exstream gebruikt voor een aantal transactionele documenten, namelijk de welkomstbrief, de facturen, de jaarrekeningen en aanmaningen. In de toekomst wil Ennatuurlijk ook andere, commerciële documenten gaan creëren met Exstream, zoals o.a. offertes.

Zelf wijzigingen doorvoeren: doordat ze de documenten nu in Compostion Center aan het zetten zijn, kan de business straks zelf alle documenten aanpassen. Business wordt daardoor onafhankelijk van IT. In 2018 gaat Ennatuurlijk verhuizen naar een nieuw pand. Door de implementatie van Exstream hoeft het adres maar één keer te worden veranderd. Het zal daarmee automatisch op alle documenten veranderen. Dit is een groot verschil met het eerdere systeem en zal veel tijd, kosten en gedoe besparen.

 

Benieuwd wat de software voor jou kan betekenen? Mail naar info@nokavision.com en we bellen je graag terug.