djiv

Automatiseren en beter communiceren met hun klanten voor De Jong Intra

De Jong Intra is een reisorganisatie die haar naam gevestigd heeft tussen de andere organisaties. Je kunt er allerlei reizen boeken. Wil je op vakantie naar een zonnig oord of wil je liever met kerst op vakantie? Wil je een wereldreis maken of een trip naar bijvoorbeeld Praag? Het kan allemaal bij De Jong Intra, voor elk type vakantie of elke trip ben je hier aan het goede adres.

De Jong Intra had diverse documenten die qua formaat en inhoud niet meer voldeden aan de huidige standaarden en mogelijkheden. Door de implementatie van Exstream en Box, zijn reisdocumenten nu vernieuwd en verloopt het proces geautomatiseerd.

Hierdoor hebben ze meer tevreden klanten, kunnen medewerkers beter werken en hebben ze duizenden euro’s aan kosten bespaard.

De uitdagingen die de Jong Intra Vakanties hadden:

– Het verbeteren van de lay-out richting consument/reisagent van de Reisbescheiden. Alle vouchers zouden A4 formaat moeten worden en de layout moest moderner worden.
– Het verder automatiseren van het proces, waardoor handmatige controles overbodig waren en er steeds minder geprint diende te worden en er steeds meer per e-mail verstuurd kon worden.

 

“Wij kennen Nokavision al 11 jaar en hebben in die tijd samen of in samenwerking met andere partijen projecten gerealiseerd die nog steeds actief zijn. Zowel eerdere ervaringen vanuit De Jong Intra, de meerdere projecten binnen de Reiswereld, de goede mensen die werkzaam zijn bij Nokavision als de onderliggende oplossing via StreamServe, gaven ons voldoende vertrouwen om te kiezen voor Nokavision.”
– Jose Sparrenboom, Projectmanager IT

 

De oplossing: reisdocumenten maken en proces automatiseren met Exstream en Box

Het verhaal

Iedereen die bij De Jong Intra Vakanties een reis boekte, had verschillende soorten reisdocumenten nodig voor de vakantie. Bijvoorbeeld voucher voor de bus, een voucher voor de entree van een musea, een boekingsvoucher voor het hotel etc.

Dit was een tijdrovend en foutgevoelig proces. Verschillende vouchers werden samen geprint op een a4-formaat, vervolgens uitgesneden en handmatig in een envelop gedaan om te versturen. Iedereen kreeg een setje vouchers per post. De layout van de vouchers was ernstig verouderd en niet aantrekkelijk. Daarnaast vroegen steeds meer mensen om digitale vouchers.

Nu Exstream is ingezet, verloopt het proces geautomatiseerd en is een modernere layout toegepast waardoor de documenten er veel mooier uitzien. De klanten krijgen hun reisdocumenten digitaal en kunnen die zelf uitprinten. Doordat alle documenten veilig in Box staan opgeslagen, is er meer inzicht in welke documenten nu precies naar de klant zijn verzonden.

Het proces

Er is uiteindelijk gekozen om de reisdocumenten te gaan maken met StreamServe Framework versie 5 in combinatie met archiefsysteem Box.

In een aantal initiële sessie zijn de scope, de procesflow en de in te zetten infrastructuur besproken.

Daarna is de Business samen met de designer/developer van Nokavision inhoudelijk de documenten/vouchers gaan tekenen en ontwikkelen en tegelijkertijd is de techniek de onderliggende XML structuur gaan definiëren en via Sample XML’s gaan bouwen.

Ter ondersteuning en voorkomen van zoveel mogelijk handmatige activiteiten zijn er ook door de De Jong Intra Vakanties IT afdeling in parallel oplossingen gerealiseerd zoals een geautomatiseerde betalingscontrole, het aanleveren van de documenten aan brokers via webservices t.b.v. reisbureaus en het inbouwen van meerdere workflow validaties.

Pas nadat de projectgroep zelf een groot aantal klanttesten had uitgevoerd zijn de acceptatietesten binnen diverse afdelingen van De Jong Intra Vakanties uitgezet.

De resultaten

– Nog meer betrokkenheid van productmanagers t.a.v. de kwaliteit van de communicatie naar de klant.
Meer inzicht (o.a. via Box) in welke documenten nu precies naar de klant zijn verzonden.
Vermindering van de werkdruk bij de afdeling Ticketing door het geautomatiseerd en meer in de tijd verspreid verzenden van de documenten.
– Diverse afdelingen kunnen door het inkijken van validatierapporten direct zien bij welke boekingen nog acties uitgevoerd dienen te worden.
Minder vragen van klanten over de (niet) verzending en inhoudelijkheid van de reisdocumenten

De besparingen

Tijd: de werkzaamheden van 1FTE
Kosten: ongeveer 100K
Opbrengsten: 100K over 2 jaar
Gemak: Minder handmatige controles en extra handelingen
Snelheid: tussen vertrekdatum en verzenddatum van de nieuwe reisdocumenten zit nu gemiddeld een periode van 39 dagen, bij de “oude” reisdocumenten was dit 19 dagen en per post 12 dagen.
Overige resultaten: Er wordt veel nauwkeuriger gekeken naar de inhoudelijke juistheid van de documenten, een betere kwaliteit heeft blijkbaar een relatie met een kritische blik.