8 redenen om een modern content management platform te nemen

Informatie heeft nog nooit zo centraal gestaan in het bedrijfsleven als nu. Maar hoe ga je als bedrijf om met die overload aan informatie die elke dag maar blijft groeien. En hoe moet je voldoen aan de AVG om datalekken en onnodige dataopslag te voorkomen? Een modern content management platform kan jouw bedrijf helpen bij deze vraagstukken. In deze blog 8 redenen om een modern content management platform te nemen.

1) Het is financieel aantrekkelijk.

Lokale opslag, netwerkschijven, back-up ruimte en onderhoud kosten allemaal geld. Bovendien kunnen bij het opschalen naar meer gebruikers nog onverhoopte verbouwingskosten aan de serverruimte worden gemaakt. Het gebruik van een modern content management platform in de cloud heeft een vast bedrag per maand / per jaar per aantal gebruikers. Opschalen naar meer gebruikers is zo gepiept.

2) Het is off-the-shelf zeer goed beveiligd.

Beveiliging is vandaag de dag de nummer 1 prioriteit. Gegevens worden opgeslagen, gedeeld en bewerkt en weer opgeslagen. Dit brengt grote efficiency voordelen met zich mee maar, zonder goede beveiliging, ook risico’s. Daarnaast heb je te maken met wet- en regelgeving zoals de wet Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) oftewel General Data Protection Regulation (GDPR) ter voorkoming van datalekken. Een manier om dit te doen is om te bepalen wie vanaf waar toegang heeft tot specifieke mappen en bestanden. Behoud het overzicht en de controle over de rechten zoals delen, kijken en downloaden en ontvang notificaties als iemand vanaf een onverwachte plek toegang wenst of bepaalde acties zoals het downloaden van een document uitvoert. Dankzij geautomatiseerde policies en toegangsverificatie zoals Multi-Factor Authentication (MFA) kan ook echt alleen de juiste persoon bij de benodigde gegevens en zorg je ervoor dat je aan de regelgeving voldoet en een verdedigbaar beleid voert rondom eDiscovery en gegevensretentie.

3) Het zorgt ervoor dat je nooit meer data kwijt raakt.

Zoeken naar bestanden is nog nooit zo makkelijk geweest. Moderne content management platforms gebruiken autoclassificatie om de metadata van de documenten te vullen. Dus als jij een document upload weet het platform wat voor een bestand het is. Als jij een plaatje toevoegt, weet het platform wat er op het plaatje staat. Als jij een geluidsfragment van een interview wilt doorsturen naar je leidinggevende dan weet het platform wat er in dat interview is gezegd, zodat gegevens sneller zijn terug te vinden.

4) Het is ingericht om overal en op elk apparaat samen te werken.

De cloud stelt werknemers in staat overal vanaf elk device en op elk moment te werken. Gaat je werklaptop stuk, dan ben je zo weer up en running omdat je dan gewoon met je eigen laptop, smartphone of tablet toegang kunt verkrijgen. Alles geautoriseerd en gecontroleerd.

5) Het is zeer vergevingsgezind.

Oeps… Per ongeluk een stuk tekst of een heel bestand verwijderd dat niet verwijderd had mogen worden? Moderne content management platforms hebben een prullenbak waar verwijderde bestanden in terechtkomen. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van versiebeheer. Dus als je niet tevreden bent met de nieuwste wijzigingen aan een document of een onoplettende collega heeft per ongeluk die ene belangrijke regel verwijderd. Geen probleem want alle versies zijn weer terug te halen.

6) Het maakt het instellen en beheren van wettelijke bewaartermijnen kinderspel.

Een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer, medische gegevens of sollicitatiegegevens. Dit zijn enkele voorbeelden van documenten waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt. Een modern content management platform stelt een bedrijf in staat om automatisch of handmatig bewaartermijnen toe te passen. Is de termijn verstreken? Dan wordt het document geheel verwijderd uit het systeem. Dit proces kan geheel geautomatiseerd verlopen, zodat er geen potentiƫle menselijke fouten aan te pas komen.

7) Het geeft inzicht in het gebruik en gedrag van gebruikers.

Een overzicht van het gebruik en gedrag van gebruikers kan veel voordelen opleveren voor een bedrijf. Met een modern content management platform heb je insights en kun je gemakkelijk rapporten genereren. Wanneer zijn gebruikers voor het laatste actief geweest? Welke bestanden zijn er de afgelopen week verwijderd? Welke bestanden worden actief gebruikt? Maar ook: welke bestanden zijn al jaren ‘dood’ en worden niet meer gebruikt? Zo weet je bijvoorbeeld snel welke bestanden kunnen worden verwijderd.

8) Het is makkelijk te koppelen en te ontsluiten naar andere systemen.

Moderne content management platforms van een redelijke omvang hebben off-the-shelf integraties en partnerships met andere belangrijke spelers als Microsoft, Google, IBM en Salesforce, waardoor informatie en documenten niet in ieder systeem afzonderlijk opgeslagen hoeven te worden. Dankzij moderne API ondersteuning kunnen documenten vanuit andere toepassingen veilig en traceerbaar worden geraadpleegd en bewaard zodat cloud content management systemen bijdragen aan een hogere efficiency graad zonder in te leveren op prioriteit nummer 1, de veiligheid.

Bij Nokavision zijn we naast reseller van het content management platform ‘Box’ ook actieve gebruikers van de software. Graag delen wij onze professionele en persoonlijke ervaringen met je! Meer weten? Neem dan contact op middels onderstaand formulier.

Meer informatie? Laat je gegevens achter.

We nemen zo snel mogelijk persoonlijk contact op.