Multichannel communicatie – FloraHolland heeft sinds kort de mogelijkheid klanten van informatie te voorzien via SMS. Dat gebeurt via StreamServe. Hierbij kan gedacht worden aan berichten over prijsinformatie of over mogelijke storingen in een systeem. Hans Vis: “Met StreamServe kunnen we via ieder gewenst kanaal de klant bereiken met informatie die op dat moment van groot belang kan zijn. Daarmee spelen wij in op de steeds groeiende informatiebehoefte bij onze doelgroepen.” Productspecifieke marktteams en accountmanagers brengen vraag en aanbod bij elkaar en verzorgen de uitwisseling van uiteenlopende documenten tussen kweker en koper. Deze manier van handelen, vormt eenderde van de totale omzet en de omvang neemt toe. Jan van Dam, manager Bemiddelingsbureau Snijbloemen, legt uit dat afnemers zekerheid willen over de hoeveelheid en de prijs van de bloemen die zij inkopen. “Het Bemiddelingsbureau is de spil in vele processen, tussen koper en kweker. Voordat een contract wordt overeengekomen, gaat informatie heen en weer in de vorm van vele verschillende documenten. Daarbij kan gedacht worden aan aanvragen, aanbiedingen, orderbevestigingen, overeenkomsten of referentiegegevens.” “StreamServe groeit bij FloraHolland uit van een beheersomgeving voor financiële documenten tot een strategisch multichannel communicatieplatform.” Continuïteit en stabiliteit Tot voor kort was er geen eenduidig systeem of proces voor het aanmaken en versturen van deze documenten. Van Dam: “Onze 140 medewerkers hadden te maken met een verzameling van softwarepakketten waardoor er geen uniformiteit was in de output. Dat kan risico’s met zich mee brengen, daar de financiële documenten die wij gebruiken volledig en juridisch sluitend moeten zijn. Ook het proces van printen en versturen van documenten kon efficiënter worden ingericht.” Patrick Kriek, functioneel applicatiebeheerder, vertelt dat StreamServe EDP aan de vele eisen van de organisatie kon voldoen. “Bovendien is StreamServe eenvoudig te integreren in Microsoft Dynamics AX, dat wij als ERP-systeem gebruiken. En tenslotte is FloraHolland met deze EDP-software verzekerd van continuïteit en stabiliteit en kunnen we de mogelijkheden die deze oplossing biedt uitbreiden in de toekomst. StreamServe groeit bij ons uit van een beheersomgeving voor financiële documenten tot een strategisch multichannel platform voor consistente gepersonaliseerde klantcommunicatie.” Tijdens de implementatie heeft FloraHolland nauw samengewerkt met Nokavision Juistheid en kwaliteit De toepassing van StreamServe biedt binnen de gehele FloraHolland organisatie vele voordelen, niet in de laatste plaats voor de klanten van het Bemiddelingsbureau. Door de uniformiteit in output is de informatie die wordt uitgewisseld herkenbaar en - belangrijker nog - volledig. “Documenten worden in een vooraf vastgesteld format aangemaakt, zodat geen gegevens kunnen ontbreken. Medewerkers kunnen er van op aan dat de data die zij invoeren, ook op de juiste wijze op papier komen. We kunnen dan ook de juistheid en kwaliteit van documenten garanderen, en dat is wat onze klanten van ons verwachten”, aldus Van Dam. Daar komt nog bij dat bijvoorbeeld de doorlooptijd van facturen aanzienlijk is teruggebracht. Waar in de oude situatie en per traditionele post het proces minimaal een dag in beslag nam, zorgt men er met StreamServe voor dat facturen na het processen om 5.00 uur een half uur later in de mailbox van de klant komt. Ook het dagafschrift, een overzicht van de via de klok geveilde producten (op het dagafschrift van Naaldwijk worden ook de via het Bemiddelingsbureau verhandelde producten weergegeven - Red) komt sneller beschikbaar, mede door het slim kunnen inplannen van verzendjobs. Dit is van belang voor de handelaren, gezien het feit dat afschriften en facturen nodig zijn in vervolgprocessen richting bank of wederverkoper. De elektronisch verzonden documenten worden digitaal gearchiveerd en blijven voor medewerkers snel opvraagbaar. Tevens is niet onbelangrijk dat StreamServe het mogelijk maakt binnen de standaard document templates in verschillende talen te werken. Documenten kunnen moeiteloos in het Duits of Engels worden aangemaakt, zodat ook het buitenland goed bediend kan worden. Al deze aspecten zorgen ervoor dat het Bemiddelingsbureau nog klantgerichter te werk kan gaan en klaar is voor een toekomst waarin termijnorders zullen toenemen. Korte projectomschrijving - Het Bemiddelingsbureau van FloraHolland gebruikte voor het aanmaken van documenten verschillende office pakketten. Dat resulteerde in een veelvoud aan outputvormen, een diverse, minder professionele uitstraling naar klanten en binnen een inefficiënt proces. Met Stream-Serve heeft men uniformiteit aangebracht in alle output, zich verzekerd van juridisch sluitende documenten en alle met communicatie gemoeide kosten sterk verlaagd. FloraHolland heeft vijf vestigingen, waar 3000 medewerkers de aanvoer van ruim 74577 duizend bloemen- en plantenbedrijven verwerken. De coöperatie heeft ruim 3800 leden en realiseert een omzet van 2,1 miljard euro per jaar. Met een marktaandeel van 52,7 procent is FloraHolland marktleider in de sierteeltbusiness. Nokavision Software B.V. heeft zich gespecialiseerd in Document en Informatie Logistiek en biedt oplossingen voor Business Communication, Workflow en Document Management. Het bedrijf heeft de implementatie van StreamServe EDP begeleid bij FloraHolland. Hans Vis, consultant concern IT Architectuur bij FloraHolland, wijst op de goede referenties van Nokavision als het gaat om StreamServe. “Zij waren in 2006 voor de derde maal ‘Partner of the Year’ en bieden veel toegevoegde waarde in de StreamServe omgeving. Het bedrijf heeft een stabiele en betrouwbare infrastructuur opgeleverd, waarmee FloraHolland optimaal de mogelijkheden van StreamServe benut. De support is tot een minimum beperkt.”